Studi Analisis Sumber Daya Kearsipan Universitas Pendidikan Ganesha

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk memperoleh pemetaan sumber daya kearaipan khususnya

sumber daya manusia yang menjadi motor penggerak dalam melakukan tugas-tugas kearsipan di

lingkungan Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha), dan untuk selanjutnya hasil dari penelitian ini

dapat digunakan sebagai refrensi dalam membuat Orientasi Tata Kerja (OTK) Undiksha. Mengacu

kepada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 28

Tahun 2019 tentang Penyetaraan Jabatan Administrasi ke dalam Jabatan Fungsional maka terjadi

perubahan yang sangat signifikaan terhadap tatanan kerja pada seluruh instansi negeri di Indonesia

tidak terkecuali Undiksha yang merupakan salah satu instansi negeri tersebut. Perubahan tersebut

mengakibatkan Undiksha harus merubah tatanan organisasinya yang nantinya dapat lebih jauh di

jabarkan di OTK Undiksha yang akan datang. Mengacu kepada akan terjadinya perubahan OTK

Undiksha maka alangkah lebih baiknya dari awal di kaji pemetaan kelembagaan yang tepat. Melihat

kondisi Undiksha saat ini khususnya dalam bidang kearsipan sangatlah mengkuatirkan karena

kearsipan selalu menjadi masalah utama apabila terjadi audit internal ataupun eksternal bahkan

dalam rangka akreditasi prodi maupun institusi terjadi kelambanan dalam menangani dokumen

dokumen atau arsip yang menjadi data dalam kegiatan tersebut. Mengacu kepada permasalahan

tersebut maka perlu dilakukan pembenahan dalam menangani arsip sehingga masalah tersebut dapat

diminimalisir sedemikian rupa. Bidang kearsipan adalah pekerjaan yang kompleks apabila kita

berpedoman kepada aturan hukum seperti UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang lebih jelas

disampaikan pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang

Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Secara teoritis arsip dapat dipahami dalam tiga

perspektif, yaitu filosofis, yuridis, dan sosiologis. Arsip yang baik adalah arsip yang dapat dijadikan

sebagai bahan pertanggungjawaban dan alat pembuktian yang sah. Melihat kondisi Undiksha saat ini

ada beberapa metode yang digunakan dalam melakukan penelitian ini yaitu metode eksplorasi dan

statistik deskriptif. Data yang diperoleh melalui wawancara akan dianalisis berdasarkan instrumen

yang digunakan, sedangkan statistik deskriptif data yang didapat diolah dengan model statistik yang

sesuai. Penelitian ini dilakukan di lingkungan Undiksha selama delapan bulan yang melibatkan civitas

akademika Undiksha yang pengambilan datanya disampel menurut jenjang jabatan dan statusnya.

.

Kata kunci: sumber daya kearsipan

Abstract

This study aims to obtain a mapping of archival resources, especially human resources who are

the driving force in carrying out archiving tasks in the Ganesha Education University (Undiksha), and

henceforth the results of this study can be used as a reference in making Work Procedure

Orientation/Orientasi Tata Kerja (OTK) Undiksha. Referring to the Regulation of the Minister for

Empowerment of State Apparatus and Bureaucratic Reform Number 28 of 2019 concerning

Equalization of Administrative Positions into Functional Positions, there has been a very significant

change to the work order of all state agencies in Indonesia, including Undiksha, which is one of these

state agencies. These changes resulted in Undiksha having to change its organizational structure

which could later be further described in the future Undiksha OTK. Referring to the change in

Undiksha's OTK, it would be better from the beginning to study the proper institutional mapping.

Seeing the current condition of Undiksha, especially in the field of archives, it is very worrying because

archives are always a major problem if there is an internal or external audit, even in the context of

accreditation of study programs and institutions, there is lag in handling documents or archives that

become data in these activities.

Referring to these problems, it is necessary to make improvements in handling archives so that these

problems can be minimized in such a way. The field of archives is a complex job if we are guided by

the rule of law such as Law no. 43 of 2009 concerning Archives, which is more clearly stated in

Government Regulation Number 28 of 2012 concerning the Implementation of Law Number 43 of

2009 concerning Archives. Theoretically, archives can be understood in three perspectives, namely

philosophical, juridical, and sociological. A good archive is an archive that can be used as material for

accountability and legal evidence.

Seeing the current condition of Undiksha, there are several methods used in conducting this research,

namely exploratory methods and descriptive statistics. The data obtained through interviews will be

analyzed based on the instruments used, while the descriptive statistics of the data obtained are

processed with the appropriate statistical model. This research was conducted in Undiksha for eight

months involving the Undiksha academic community whose data were sampled according to their level of position and status.

Keywords : archival resources