Autentikasi Arsip sebagai Legalitas Formal Pertanggungjawaban Kegiatan

Abstract

Arsip sebagai bukti kegiatan adalah dokumen dalam berbagai bentuk media yang mempunyai legalitas formal harus sesuai dengan kaidah tertentu sesuai dengan tata naskah dinas yang telah menjadi pedoman dalam administrasi.  Dalam sebuah pertanggungjawaban kegiatan sering dijumpai bukti kegiatan yang lemah dari sisi hukum maupun realitanya sehingga Pemeriksa dalam hal ini Inspektorat, Badan Pemeriksa dan Auditor sering mempertanyakan legalitas formil pertanggungjawabannya, bahkan ada laporan pertanggungjawaban yang tidak memiliki legalitas formil dan bukti-bukti kegiatan yang cukup. Dari kondisi tersebut maka masalah yang ingin dipecahkan adalah bagaimana arsip sebegai legalitas formil hasil kegiatan dapat diautentikasi kebenarannya.

            Peneliti menggunakan teori dasar dari Buku, Jurnal, Laporan, Pedoman maupun Web Page tentang Kearsipan, Keuangan dan Perencanaan serta Dasar Hukum yang mendukung terhadap penelitian autentikasi arsip sebagai legalitas formal pertanggungjawaban kegiatan. 

            Metode Penelitian ini adalah penelitian kuantitatif dengan format deskriptif untuk menjelaskan berbagai kondisi, situasi di Universitas Pendidikan Ganesha (Undiksha) yang menjadi obyek penelitian berdasarkan yang terjadi pada permasalahan legal dan ilegalnya dokumen yang selama ini menjadi pertanggungjawaban kegiatan. Penelitian ini dilakukan di Undiksha dengan populasi pengelola arsip dan pencipta arsip. Dugaan sementara bahwa arsip yang menjadi rekaman kegiatan masih sangat lemah pertanggungjawabannya.

            Hasil penelitian dengan jumlah responden sebanyak 17 orang yang hasil analisis menujukan Uji Normalitas dengan Nonparametric Test yaitu normal dengan signifikasi 0,730 dan homogenitas Uji Levene Test juga normal dengan signifikansi 0,479 sedangkan hipotesis dengan uji determinasi menunjukan 42,9% autentikasi arsip mempengaruhi legalitas formil pertanggungjawaban kegiatan, dengan uji simultan dan parametrik dengan nilai 0,004 lebih kecil dari 0,005 berarti Normal. Dari kuisioner disampaikan maka didapatkan 1,80% menyatakan STS, 10,29% TS, 4,58% Abstain, 78,59% S dan 7,74% SS. Sedangkan dari pengamatan dan wawancara dapat disampaikan bahwa 70% pencipta arsip belum memiliki kemampuan mengelola arsip, Pencipta Arsip hampir 80% menyerahkan urusan kearsipan kepada pengelola arsip, 50% pengelola arsip belum memiliki pengelolaan arsip, dan 40% belum melakukan kegiatan pengelolaan asip sesuai dengan ketentuan, 80% belum memahami dasar-dasar kearsipan, dan hampir 70% responden tidak melakukan kegiatan kearsipan karena belum mendapatkan tugas serta bukan tupoksinya. Sedangkan untuk populasi Arsiparis hampir 95% sudah memahami tugas dan fungsinya sebagai arsiparis namun belum dapat melakukan tugas kearsipan karena tugasnya masih melakukan kegiatan yang bukan kearsipan. Untuk Autentikasi Arsip hampir 50% Arsiparis belum memahami autentikasi arsip sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang digunakan.

            Luaran pada Penelitian ini adalah artikel yang terbit dalam jurnal ber-ISSN serta untuk TKT-1 Prinsip dasar dari teknologi telah diteliti dan tercatat dalam autentikasi arsip nantinya TKT-2 dapat memformulasi konsep teknologi dan aplikasi penggunaan autentikasi dalam melegalitas formal pertanggungjawaban kegiatan.

Abstract

Archives as evidence of activities are documents in various forms of media that have formal legality and must comply with certain rules in accordance with the official document system which has become a guideline in administration. In activity accountability, we often find evidence of activities that is weak from a legal perspective and in reality, so that auditors, in this case Inspectorates, Audit Boards and Auditors, often question the formal legality of the accountability, and there are even accountability reports that do not have formal legality and sufficient evidence of activities. Based on these conditions, the problem to be solved is how the authenticity of the archives as formal legal results of activities can be authenticated.

Researchers use basic theories from books, journals, reports, guidelines and web pages about archives, finance and planning as well as legal bases that support archive authentication research as a formal legality for activity accountability.

This research method is quantitative research with a descriptive format to explain various conditions and situations at the Ganesha University of Education (Undiksha) which is the object of research based on what has occurred regarding legal and illegal documents that have been responsible for activities. This research was conducted in Undiksha with a population of archive managers and archive creators. The temporary suspicion is that the archives which record activities are still very weakly accountable.

The results of research with a total of 17 respondents, the results of the analysis show that the Normality Test with the Nonparametric Test is normal with a significance of 0.730 and the homogeneity of the Levene Test is also normal with a significance of 0.479, while the hypothesis with the determination test shows that 42.9% of archive authentication influences the formal legality of activity accountability. with simultaneous and parametric tests with a value of 0.004 which is smaller than 0.005 which means Normal. From the questionnaire submitted, it was found that 1.80% stated STS, 10.29% TS, 4.58% Abstained, 78.59% S and 7.74% SS. Meanwhile, from observations and interviews it can be said that 70% of archive creators do not have the ability to manage archives, almost 80% of archive creators hand over archive matters to archive managers, 50% of archive managers do not have archive management, and 40% have not carried out archive management activities in accordance with the provisions. 80% do not understand the basics of archiving, and almost 70% of respondents do not carry out archival activities because they have not received an assignment and it is not their main function. Meanwhile, almost 95% of the archivist population already understands their duties and functions as archivists but cannot carry out archival duties because their duties are still carrying out activities that are not archival. For Archive Authentication, almost 50% of Archivists do not understand archive authentication in accordance with the guidelines and conditions used.

The output of this research is an article published in an ISSN journal as well as for TKT-1. The basic principles of technology have been researched and recorded in archival authentication. Later, TKT-2 can formulate technology concepts and applications for the use of authentication in formal legalization of activity accountability.

Keywords : Undiksha Archives Authentication