Pengaruh Digital Archiving Model Terhadap Kinerja Kearsipan di Universitas Pendidikan Ganesha

Abstract

Kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan yang perlu dikendalikan oleh tata kelola. Kearsipan di Undiksha, yang dikenal dengan Arsip Undiksha, selama ini berjalan dengan cara konvensional. Penataan yang selama ini menjadi kendala adalah terkait sumber daya seperti sumber daya manusia serta sarana dan prasarana. Sumber daya tersebut perlu ditingkatkan pengelolaannya agar mendapatkan hasil yang maksimal dan kompeten di bidangnya. Melihat kondisi sumber daya di Undiksha yang sangat memprihatinkan dengan berbagai keterbatasan yang ada, maka perlu dikaji teknik dan model yang relevan yang dikembangkan dalam penyelenggaraan Arsip Undiksha. Merujuk pada permasalahan tersebut, maka perlu dilakukan perbaikan dalam penanganannya. kearsipan agar permasalahan tersebut dapat diminimalisir. Bidang kearsipan merupakan pekerjaan yang kompleks jika berpedoman pada aturan perundang-undangan seperti Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang lebih jelas tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Secara teoritis, arsip dapat dipahami dalam tiga perspektif, yaitu filosofis, yuridis, dan sosiologis. Arsip yang baik adalah arsip yang dapat dijadikan bahan pertanggungjawaban dan alat bukti hukum. Melihat kondisi Undiksha saat ini, maka perlu dilakukan perubahan yang signifikan terhadap pengelolaan arsip. Ada beberapa model kearsipan yang relevan yang dikembangkan diantaranya Model Kearsipan Digital. Model ini kemungkinan besar akan berpengaruh besar terhadap kinerja kearsipan, sehingga diperlukan penelitian untuk mengetahui apakah hasil dari perubahan tersebut berpengaruh terhadap kinerja pengelola arsip sehingga dampak dari perubahan tersebut dapat dikaji. Penelitian ini menggunakan tiga variabel, yaitu variabel bebas, yaitu model/sistem arsip digital dan variabel terikat, yaitu kinerja pengarsipan dan variabel kontrol sebagai pembanding Model Pengarsipan Konvensional. Pengujian hipotesis menggunakan analisis deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa 68,34% menyatakan bahwa Arsip Digital berpengaruh terhadap kinerja kearsipan, sedangkan 57,08% menyatakan bahwa Arsip Konvensional berpengaruh terhadap kinerja kearsipan.

Kata kunci: model arsip digital Undiksha

Abstract

Archiving is the implementation of activities that need to be controlled by the management order. Archiving at Undiksha, known as Undiksha Archives, has been working in a conventional way. The arrangement that has been an obstacle so far is related to resources such as human resources and facilities and infrastructure. These resources need to be improved in their management so that they get maximum results and are competent in their fields. Seeing the condition of resources in Undiksha which is very sad with the existing limitations, it is necessary to study the relevant techniques and models developed in the implementation of the Undiksha Archives. Referring to these problems, it is necessary to make improvements in handling archives so that these problems can be minimized. The field of archives is a complex job if we are guided by the rule of law such as Law no. 43 of 2009 concerning Archives, which is more clearly stated in Government Regulation Number 28 of 2012 concerning the Implementation of Law Number 43 of 2009 concerning Archives. Theoretically, archives can be understood in three perspectives, namely philosophical, juridical, and sociological. A good archive is an archive that can be used as material for accountability and legal evidence. Seeing the current condition of Undiksha, it is necessary to make significant changes to archive management. There are several relevant archiving models developed including the Digital Archiving Model. This model may have a major effect on the performance of archives, so research is needed to find out whether the results of these changes affect the performance of archive managers so that the impact of these changes can be seen significantly. This study uses three variables, namely the independent variable, namely the model/digital archive system and the dependent variable, namely the archiving performance and the control variable as a comparison of the Conventional Archiving Model. Hypothesis testing using descriptive analysis. The results showed that 68.34% stated that the Digital Archive had an effect on archival performance while 57.08% stated that the Conventional Archive had an effect on archival performance.

Keywords : digital archiving model Undiksha