Menakar Sumber Daya Manusia Kearsipan terhadap Beban Kerja Kearsipan Undiksha

Abstract

Abstrak

Mengukur karakteristik sumber daya manusia kearsipan terkait dengan kinerjanya terhadap beban kerjanya sebagai tanggungjawab asiparis adalah hal yang mutlak dilakukan mengingat antara sumber daya manusia dengan beban kerja haruslah berimbang. Mengacu pada kondisi tersebut maka penelitian ini melakukan kajian yang mengacu kepada penelitian sebelumnya dengan meneliti masalah kondisi sumber daya kearsipan di lingkungan Undiksha. Dari hasil penelitian sebelumnya dapat disampaikan bahwa penelitian tersebut menunjukan kondisi kearsipan di Undiksha masih jauh kurang sempurna ditinjau dari beberapa aspek diantaranya aspek peraturan dan undang-undang, aspek sumberdaya sarana prasarana, aspek sumber daya manusia. Guna lebih memfokuskan dan mendalami kondisi tersebut maka pada penelitian kali ini khusus meneliti terkait sumber daya manusianya. Sumber daya manusia pengelola arsip disebut Arsiparis, dan arsiparis di Undiksha hanya delapan orang dengan pemetaan yang tidak proporsional dilihat dari job deskripsi kerja dan fungsinya terhadap jabatannya. Untuk itu beban kerja yang harus diambil oleh setiap arsiparis kalau dipaksakan harus mengambil pekerjaan yang tidak sesuai dengan jabatan dan fungsinya. Untuk itu perlu dilakukan pengukuran kinerja arsiparis terhadap beban kerjanya. Dalam pengukuran ini mengunakan jenis penelitian kuantitatif yaitu penelitian yang mengukur mengenai karakteristik dari Kearsipan terkait dengan kinerja kearsipan dengan fokus terhadap beban kerja yang menggunakan angket sesuai dengan tugas dan kewenangannya yang mengacu kepada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Arsipari Bidang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis. Dari hasil peneltian dengan memberikan formulir pengukuran beban kerja kearsipan maka didapatkan hasil kebutuhan Arsiparis Terampil sebanyak 52 Arsiparis, Arsiparis Mahir sebanyak 12 Arsiparis, Arsiparis Penyelia sebanyak 2 Arsiparis, Arsiparis Ahli Pertama sebanyak 44 Arsiparis, Arsiparis Ahli Muda sebanyak 6 Arsiparis, Arsiparis Ahli Madya sebanyak 4 Arsiparis dan arsiparis Ahli Utama belum dibutuhkan.

Kata kunci: beban kerja kearsipan

Abstract

Measuring the characteristics of archival human resources related to their performance on their workload as the responsibility of the clerk is an absolute thing to do considering that human resources and workloads must be balanced. Referring to these conditions, this study conducted a study that refers to previous research by examining the problem of the condition of archival resources in the Undiksha environment. From the results of previous studies, it can be stated that the research shows that the archival conditions at Undiksha are still far from perfect in terms of several aspects including aspects of regulations and laws, aspects of infrastructure resources, aspects of human resources. In order to focus more and explore these conditions, this research specifically examines human resources. Human resources for managing archives are called archivists, and there are only eight archivists in Undiksha with disproportionate mapping in terms of job descriptions and their functions to their positions. For this reason, the workload that must be taken by each archivist if forced must take a job that is not in accordance with his position and function. For this reason, it is necessary to measure the archivist's performance on his workload. In this measurement, quantitative research is used, namely research that measures the characteristics of Archives related to archival performance with a focus on the workload using questionnaires in accordance with their duties and authorities referring to the Regulation of the Head of the National Archives of the Republic of Indonesia Number 43 of 2015 concerning Technical Instructions for Implementing Regulations. Minister of State Apparatus Empowerment and Bureaucratic Reform of the Republic of Indonesia Number 48 of 2014 concerning Archives' Functional Positions in the Field of Implementation of Archives' Functional Positions. From the results of the research by providing a form of archiving workload measurement,the results obtained are the need for skilled archivists as many as 52 archivists, 12 advanced archivists, 2 supervisory archivists, 44 archivists first expert archivists, 6 junior expert archivists, middle expert archivists as many as 4 Archives and Main Expert Archivists are not needed

Keywords : archival workload